Proyecto vs proceso: ¿cuál es la diferencia en 2021?

La comparación entre proyectos y procesos se discute a menudo, y es probable que todos los gerentes ya se hayan preguntado cuál es mejor. 

• ¿Qué es un proyecto?
• ¿Qué es un proceso?
• Proyecto vs Procesos: beneficios de cada uno
• Cómo mejorar la gestión de proyectos
• Cómo mejorar la gestión de procesos
• Próximos pasos para mejorar la gestión de tu negocio

Tanto los proyectos como los procesos son importantes para hacer funcionar y mejorar un negocio. Sin embargo, dependiendo del resultado final que esté tratando de lograr, uno puede ser más adecuado que el otro.

Por ejemplo, supongamos que una empresa desea implementar un nuevo software multifuncional que sea más seguro y aumente la productividad general. El objetivo es una tasa de adopción del 100% en menos de cuatro meses. En este escenario, necesitará un proyecto, uno que incorporará a muchos líderes de departamento y seguirá las fases de diseño, implementación y adopción del nuevo software.

En otro escenario, un gerente de ventas observa que los representantes de ventas están tardando demasiado en llegar a nuevos clientes potenciales en su cartera. Sin embargo, hasta este punto, el gerente tiene pocos datos para determinar si esto se debe a la falta de personal o a la falta de un mejor enfoque para despejar la tubería. En este caso, mejorar el proceso a través del cual los representantes de ventas limpian su cartera y el seguimiento de sus pasos tendría mejores resultados que implementar un proyecto.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto suele tener tres aspectos en común:

• Horario fijo
• Alcance definido
• Recursos

Durante la implementación de un proyecto, el objetivo es realizar cambios , generalmente drásticos, e incorporar dichos cambios en los procesos del día a día de la empresa.

Si podemos simplificar la forma en que vemos un proyecto, es algo que debe entregarse dentro de un plazo determinado. Un proyecto es un esfuerzo colaborativo para desarrollar un producto, servicio u objetivo único. Es un esfuerzo por construir algo que las actividades diarias no pueden cumplir.

¿Qué es un proceso?

Se define por ciclos. De manera similar a un proyecto, un proceso también tiene un comienzo, un desarrollo y un final; sin embargo, este ciclo se repite durante un período de tiempo promedio.

Veamos un ejemplo del departamento de finanzas . Este departamento recibe decenas de solicitudes de compra cada semana. El departamento no tiene una fecha límite fijada en el tiempo para entregar cada compra. El equipo tiene solicitudes repetitivas que deben ejecutarse una y otra vez. ¡Este es un proceso!

Para administrar mejor este equipo financiero, la mejor opción es crear un patrón. Deben comprender qué información necesita la empresa y realizar un seguimiento de lo que está sucediendo.

A diferencia del proyecto de ejemplo, la entrega de solicitudes de compra no creará algo único para la empresa y no tiene una fecha límite, pero desarrollar un proceso para el equipo mediante la recopilación de los datos necesarios mejorará los resultados de la empresa.

Proyecto vs Procesos: beneficios de cada uno

Antes de analizar cómo crear cada uno de ellos desde cero, conocer los principales beneficios de cada método es importante para comprender el valor de cada tipo de gestión.

Beneficios del proyecto

• Definición de presupuesto: sabes cuánto vas a gastar
• Colaboración entre compañeros de trabajo: mejoras el trabajo en equipo en tu empresa
• Definición de resultados: sabes qué resultados puedes esperar
• Fecha prevista de lanzamiento: puedes utilizar la fecha para hacer un gran anuncio en todos los mercados y dentro de la empresa.
• Definición de horario: tienes una idea clara de cuándo vas a ver las actividades en acción
• Gran entrega / contribución: se entregará un nuevo producto, servicio o una gran contribución a tu empresa

Beneficios del proceso

• Proporciona un patrón estructurado de lo que harán tus empleados: utiliza las mejores prácticas y no pierdas de vista la información esencial.
• Te permite controlar los resultados y mejorar el tiempo de ciclo
• Base de datos: al ejecutar un proceso, tu equipo se basa en datos y avanza en sus acciones por datos.
• Comprensión clara de lo que tiene que suceder: obtén una comprensión clara de lo que está haciendo cada miembro del equipo
• Identificación de cuellos de botella: comprende fácilmente sus desechos

Cómo mejorar la gestión de proyectos

Aunque la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos no son compatibles con la gestión de procesos, los proyectos se ejecutan mejor cuando hay un proceso subyacente para su ejecución.

A continuación, se muestran algunas prácticas de proceso que mejorarán rápidamente la gestión de tu proyecto :

1. Estandarizar la planificación

Aunque cada proyecto es único, el proceso de planificación no debería tener por qué serlo. Cuanto más regularizado sea el proceso de planificación, es menos probable que se pasen por alto factores importantes.

2. Practica el registro rutinario de gastos y tiempo

El registro rutinario de gastos y tiempo no solo te ayudará a realizar un seguimiento de las finanzas, sino que también te ayudará a encontrar cuellos de botella en el rendimiento.

3. Configura la facturación automática

Cuanto más automatices y realices un seguimiento sistemático de las tareas predecibles, como la facturación, más podrás centrarte en los aspectos dinámicos del proyecto.

4. Consolidar y estandarizar la presentación de informes

Los informes frecuentes y exhaustivos son fundamentales para evitar el deslizamiento del alcance y cumplir con el presupuesto.

5. Lleva a cabo reuniones de rutina del tema.

Las reuniones de rutina ayudan a todos los miembros del equipo a mantener el rumbo, mantenerse al día con los cambios del proyecto y ser más responsables de sus entregables.

Cómo mejorar la gestión de procesos

Si tu empresa utiliza actualmente un software de gestión de procesos empresariales (BPM), es mucho más fácil utilizar los datos para encontrar cuellos de botella y determinar áreas de mejora. Sin embargo, si tu empresa es nueva en BPM, aquí hay algunos pasos iniciales para mejorar tus procesos.

1. Identificar los procesos clave

Inicia la gestión de procesos identificando los procesos clave que mantienen la empresa o tu departamento funcionando de forma eficaz.

2. Planifica los procesos clave

Para implementar un software de gestión de procesos, un mapa de procesos es una buena herramienta para obtener una vista panorámica de tus procesos.

3. Determinar cómo se pueden mejorar los procesos.

Con la vista de pájaro, puede ser más fácil encontrar cuellos de botella , oportunidades para agilizar el trabajo o las aprobaciones y señalar los pasos que se pueden automatizar.

Próximos pasos para mejorar la gestión de tu negocio

Ahora que comprendes la importancia de los proyectos y procesos y cómo pueden mejorar la gestión de tu trabajo diario, es hora de pensar en los próximos pasos. 

Es cierto que la gestión de proyectos y procesos puede ser desafiante, pero para eso estamos, para ayudar. Contacta hoy para programar tu sesión de estrategia y dejar que comience la lluvia de ideas.