La comparaci贸n entre proyectos y procesos se discute a menudo, y es probable que todos los gerentes ya se hayan preguntado聽cu谩l es mejor.聽

Proyecto vs proceso
  • 驴Qu茅 es un proyecto?
  • 驴Qu茅 es un proceso?
  • Proyecto vs Procesos: beneficios de cada uno
  • C贸mo mejorar la gesti贸n de proyectos
  • C贸mo mejorar la gesti贸n de procesos
  • Pr贸ximos pasos para mejorar la gesti贸n de tu negocio

Tanto los proyectos como los procesos son importantes para hacer funcionar y mejorar un negocio.聽Sin embargo, dependiendo del resultado final que est茅 tratando de lograr, uno puede ser m谩s adecuado que el otro.

Por ejemplo, supongamos que una empresa desea implementar un nuevo software multifuncional que sea m谩s seguro y aumente la productividad general. El objetivo es una tasa de adopci贸n del 100% en menos de cuatro meses. En este escenario, necesitar谩 un proyecto, uno que incorporar谩 a muchos l铆deres de departamento y seguir谩 las fases de dise帽o, implementaci贸n y adopci贸n del nuevo software.

En otro escenario, un gerente de ventas observa que los representantes de ventas est谩n tardando demasiado en llegar a nuevos clientes potenciales en su cartera. Sin embargo, hasta este punto, el gerente tiene pocos datos para determinar si esto se debe a la falta de personal o a la falta de un mejor enfoque para despejar la tuber铆a. En este caso, mejorar el proceso a trav茅s del cual los representantes de ventas limpian su cartera y el seguimiento de sus pasos tendr铆a mejores resultados que implementar un proyecto.

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驴Qu茅 es un proyecto?

Un proyecto suele tener tres aspectos en com煤n:

  • Horario fijo
  • Alcance definido
  • Recursos

Durante la implementaci贸n de un proyecto, el objetivo es realizar cambios , generalmente dr谩sticos, e incorporar dichos cambios en los procesos del d铆a a d铆a de la empresa.

Si podemos simplificar la forma en que vemos un proyecto, es algo que debe entregarse dentro de un plazo determinado. Un proyecto es un esfuerzo colaborativo para desarrollar un producto, servicio u objetivo 煤nico. Es un esfuerzo por construir algo que las actividades diarias no pueden cumplir.

驴Qu茅 es un proceso?

Automatizaci贸n de Procesos de Negocio (BPA) | HelpSystems

Se define por聽ciclos.聽De manera similar a un proyecto, un proceso tambi茅n tiene un comienzo, un desarrollo y un final;聽sin embargo,聽este ciclo se repite聽durante un per铆odo de tiempo promedio.

Veamos un聽ejemplo del聽departamento de finanzas聽.聽Este departamento recibe decenas de聽solicitudes聽de聽compra聽cada semana.聽El departamento no tiene una fecha l铆mite fijada en el tiempo para entregar cada compra.聽El equipo tiene solicitudes repetitivas que deben ejecutarse una y otra vez.聽隆Este es un proceso!

Para administrar mejor este equipo financiero, la mejor opci贸n es聽crear un patr贸n.聽Deben comprender qu茅 informaci贸n necesita la empresa y realizar un seguimiento de lo que est谩 sucediendo.

A diferencia del proyecto de ejemplo, la entrega de solicitudes de compra no crear谩 algo 煤nico para la empresa y no tiene una fecha l铆mite, pero desarrollar un proceso para el equipo mediante la recopilaci贸n de los datos necesarios mejorar谩 los resultados de la empresa.

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Proyecto vs Procesos: beneficios de cada uno

Antes de analizar c贸mo crear cada uno de ellos desde cero, conocer los principales beneficios de cada m茅todo es importante para comprender el valor de cada tipo de gesti贸n.

Beneficios del proyecto

  • Definici贸n de presupuesto:聽sabes cu谩nto vas a gastar
  • Colaboraci贸n entre compa帽eros de trabajo:聽mejoras el trabajo en equipo en tu empresa
  • Definici贸n de resultados:聽sabes qu茅 resultados puedes esperar
  • Fecha prevista de lanzamiento:聽puedes utilizar la fecha para hacer un gran anuncio en todos los mercados y dentro de la empresa.
  • Definici贸n de horario:聽tienes una idea clara de cu谩ndo vas a ver las actividades en acci贸n
  • Gran entrega / contribuci贸n: se entregar谩聽un nuevo producto, servicio o una gran contribuci贸n a tu empresa

Beneficios del proceso

  • Proporciona un patr贸n estructurado de lo que har谩n tus empleados:聽utiliza las mejores pr谩cticas y no pierdas de vista la informaci贸n esencial.
  • Te permite controlar los resultados聽y mejorar el tiempo de ciclo
  • Base de datos:聽al ejecutar un proceso, tu equipo se basa en datos y avanza en sus acciones por datos.
  • Comprensi贸n clara de lo que tiene que suceder:聽obt茅n una comprensi贸n clara de lo que est谩 haciendo cada miembro del equipo
  • Identificaci贸n de cuellos de botella:聽comprende f谩cilmente sus desechos

C贸mo mejorar la gesti贸n de proyectos

Proyecto vs proceso

Aunque la mayor铆a de las herramientas de gesti贸n de proyectos no son compatibles con la gesti贸n de procesos, los proyectos se ejecutan mejor cuando hay un proceso subyacente para su ejecuci贸n.

A continuaci贸n, se muestran algunas pr谩cticas de proceso que mejorar谩n r谩pidamente聽la gesti贸n de tu proyecto聽:

1. Estandarizar la planificaci贸n

Aunque cada proyecto es 煤nico, el proceso de planificaci贸n no deber铆a tener por qu茅 serlo.聽Cuanto m谩s regularizado sea聽el proceso de planificaci贸n, es menos probable que se pasen por alto factores importantes.

2. Practica el registro rutinario de gastos y tiempo

El registro rutinario de gastos y tiempo no solo te ayudar谩 a realizar un seguimiento de las finanzas, sino que tambi茅n te ayudar谩 a encontrar cuellos de botella en el rendimiento.

3. Configura la facturaci贸n autom谩tica

Cuanto m谩s聽automatices聽y realices un seguimiento sistem谩tico de las tareas predecibles, como la facturaci贸n, m谩s podr谩s centrarte en los aspectos din谩micos del proyecto.

4. Consolidar y estandarizar la presentaci贸n de informes

Los informes frecuentes y exhaustivos son fundamentales para evitar el deslizamiento del alcance y cumplir con el presupuesto.

5. Lleva a cabo reuniones de rutina del tema.

Las reuniones de rutina ayudan a todos los miembros del equipo a mantener el rumbo, mantenerse al d铆a con los cambios del proyecto y ser m谩s responsables de sus entregables.

C贸mo mejorar la gesti贸n de procesos

Proyecto vs proceso

Si tu empresa utiliza actualmente un聽software de gesti贸n de procesos empresariales (BPM), es mucho m谩s f谩cil utilizar los datos para encontrar cuellos de botella y determinar 谩reas de mejora.聽Sin embargo, si tu empresa es nueva en BPM, aqu铆 hay algunos pasos iniciales para mejorar tus procesos.

1. Identificar los procesos clave

Inicia la gesti贸n de procesos identificando los procesos clave que mantienen la empresa o tu departamento funcionando de forma eficaz.

2. Planifica los procesos clave

Para implementar un software de gesti贸n de procesos, un mapa de procesos es una buena herramienta para obtener una vista panor谩mica de tus procesos.

3. Determinar c贸mo se pueden mejorar los procesos.

Con la vista de p谩jaro, puede ser m谩s f谩cil聽encontrar cuellos de botella聽, oportunidades para agilizar el trabajo o las aprobaciones y se帽alar los pasos que se pueden automatizar.

Pr贸ximos pasos para mejorar la gesti贸n de tu negocio

Ahora que comprendes la importancia de los proyectos y procesos y c贸mo pueden mejorar la gesti贸n de tu trabajo diario, es hora de pensar en los pr贸ximos pasos.聽

Es cierto que聽la gesti贸n de proyectos y procesos聽puede ser desafiante, pero para eso estamos, para聽ayudar. Contacta hoy para programar tu聽sesi贸n de estrategia聽y dejar que comience la lluvia de ideas.

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