Notion es una herramienta que desaf√≠a la categorizaci√≥n convencional. En lugar de ser una herramienta para este o aquel prop√≥sito, es una herramienta que puedes usar para casi cualquier cosa que tenga que ver con la manipulaci√≥n de datos digitales.¬†Puedes usarlo para escribir un documento de texto simple, crear bases de conocimiento grandes y complejas, tomar notas de una conferencia universitaria o crear Kanbans entrelazados para administrar m√ļltiples proyectos.

En esta publicación, todo quedará claro sobre cómo funciona esta herramienta versátil: para notas, creación de documentos, seguimiento de tareas y proyectos, y mucho más.

¬ŅQu√© es Notion?

Notion se describe a s√≠ mismo como un ¬ęespacio de trabajo todo en uno¬Ľ.

p√°gina de descarga de Notion

Hay aplicaciones de escritorio para Mac y Windows, pero también puedes acceder y usar Notion a través de tu navegador.

Tiene cuatro tipos de planes:

Notion, la app que puede revolucionar tu productividad

Paguo mensual del plan personal de $ 5, mientras que el plan de equipo es de $ 10.

Incluso el plan de equipo es significativamente m√°s econ√≥mico que el de muchos competidores: Trello cuesta $ 12,50 al mes por puesto, con una versi√≥n gratuita restringida;¬†G Suite cuesta $ 6 al mes para el plan b√°sico;¬†Evernote Premium cuesta $ 7.50 al mes y m√°s.¬†M√°s importante a√ļn, Notion te permite integrar casi todas las funciones de estas herramientas juntas.

Es importante saber al entrar que Notion desafía la categorización tradicional. En lugar de ser varias herramientas agrupadas, es realmente un gran espacio digital infinitamente personalizable que tiene plantillas listas para usar para facilitar la creación de documentos, planificar el trabajo, rastrear y administrar proyectos, crear bases de conocimiento, estructurar notas y recortes.

Por otro lado, esa gran flexibilidad significa que inicialmente es menos intuitivo que los paquetes de aplicaciones m√°s est√°ndar.

Es confuso al principio encontrar, por ejemplo, que Notion te permitirá crear una base de datos en medio de un documento. A diferencia de una hoja de cálculo, es una verdadera base de datos en la que cada celda es su propia página de Notion. Puedes poner lo que quieras en esas páginas, incluidas herramientas de gestión de proyectos, calendarios, contenido de todo tipo e incluso otras bases de datos.

Quiz√°s lo mejor que puedes hacer es empezar por el principio.

Bloques, p√°ginas y plantillas: la clave para comprender Notion

Notion se basa en bloques. Un bloque puede ser un párrafo de texto o una imagen. También puede ser un calendario o un gráfico Kanban. Hay más de 50 tipos de bloques disponibles en Notion.

bloques de Notion

Lo importante de Notion es que toda su funcionalidad est√° disponible en cualquier lugar.¬†¬ŅQuieres un gr√°fico Kanban?¬†Es un bloque.¬†Puedes colocarlo directamente en un documento.¬†¬ŅQuieres un calendario?¬†¬ŅQu√© tal una lista de tareas pendientes con casillas de verificaci√≥n?¬†¬ŅQuiz√°s llamar a un miembro del equipo, hacer un comentario o construir una mesa?¬†S√≠, todo lo anterior.¬†Pero apenas ara√Īan la superficie de lo que puede hacer Notion.

En Notion, las p√°ginas son como documentos nuevos, excepto que pueden ser una instancia de cualquier cosa que quieras.

Aqu√≠, estoy abriendo una nueva p√°gina y revisando las plantillas que se ofrecen. ¬ŅQu√© tal un CRM?

ejemplo de Notion de crm

Puede abrir esto en una nueva p√°gina dentro de Notion y luego usarlo.¬†Cada tarjeta puede contener cualquier cosa que Notion pueda hacer: audio y video incrustados (para que puedas guardar todas las llamadas de ventas), documentos y material de venta, notas, im√°genes …

O supón que deseas crear una base de conocimientos:

Notion

Abra la plantilla de wiki en Notion y luego complétala.

¬ŅC√≥mo puede Notion hacer todo esto?

El agnosticismo de funciones de Notion es una consecuencia de su¬†inicio como un creador de aplicaciones no code.¬†Una p√°gina de Notion es en realidad una aplicaci√≥n web.¬†Y los bloques son realmente bloques de c√≥digo prefabricados (¬Ņno te gustan? Tambi√©n puedes introducir tu propio c√≥digo) que te permiten determinar la funcionalidad de esa aplicaci√≥n.

La gente todav√≠a usa Notion para esto.¬†Hay un sitio web,¬†Notion Pages, dedicado a ofrecer plantillas de Notion personalizadas para todo, desde diarios de vi√Īetas hasta manuales de empleados y administradores de planes de estudios.

Mire a tu alrededor y encontrarás guías para hacer de todo, desde la documentación de la API  hasta la configuración de una página de inicio de Notion .

Y si a√ļn no puedes encontrar lo que est√°s buscando, tanto Notion como¬†la comunidad de Notion en general¬†¬†estar√°n felices de mostrarte c√≥mo¬†construirlo tu mismo.

Por ahora, nos centraremos en usar Notion para sus funciones principales: Documentos, Notas, Proyectos, Tareas y Wikis.

Una vez m√°s: estas no son cinco aplicaciones separadas. Son cinco formas diferentes de usar Notion.

Vamos a sumergirnos.

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Cómo utilizar Notion para documentos

La p√°gina en blanco predeterminada de Notion es f√°cil de usar para redactar documentos.

creador de documentos de Notion

Una vez que hayas comenzado una p√°gina de esta manera, puedes agregar im√°genes, formatear texto, agregar tablas y cambiar bloques haciendo clic y arrastrando.

Agregar im√°genes a su documento de Notion

Las im√°genes se pueden agregar a los documentos de Notion a trav√©s del men√ļ de bloques.¬†Abre un nuevo bloque, despl√°zate hacia abajo hasta Im√°genes en la secci√≥n Medios del men√ļ del bloque y selecci√≥nalo:

agregando im√°genes en Notion

Puedes cargar una imagen, incrustar una usando un enlace o elegir una de Unsplash, un repositorio de im√°genes gratuito, directamente desde el men√ļ de bloque.

integración unsplash de Notion

Dar formato al texto en tu documento de Notion

El formato de texto en los documentos de Notion tambi√©n funciona desde el men√ļ de bloque.¬†Abre un nuevo bloque y en la parte superior del men√ļ, ver√°s las opciones de encabezado:

formato de texto de Notion

Solo obtienes texto sin formato y de h1 a h3 en el men√ļ de bloque.¬†Si deseas algo m√°s, puedes utilizar atajos de teclado est√°ndar‚Ā†, hasta cierto punto.¬†(¬†Ctrl / Cmnd + I¬†para cursiva y¬†Ctrl / Cmnd + B¬†para negrita funcionan, pero¬†Ctrl / Cmnd + U¬†para subrayado no funciona y tampoco los atajos est√°ndar para texto tachado, super√≠ndice y sub√≠ndice).

Agregar tablas en tu documento de Notion

Las tablas pueden agregarse en Notion y luego completarse. O puedes colocar tablas de otros documentos de Notion en el que est√° trabajando.

Encontrar√°s tablas en el men√ļ del bloque:

creando tablas en Notion

A diferencia de las herramientas orientadas exclusivamente al texto como Google Docs o Microsoft Word, las tablas de Notion vienen repletas de muchas funciones. La desventaja es que es posible que no lo quieras o no lo necesites si realmente solo deseas presentar información básica al lector.

Aqu√≠ hay una tabla ficticia de Notion, abierta con la configuraci√≥n predeterminada del men√ļ de bloque:

ejemplo de tabla de Notion

Esos encabezados (nombre, etiquetas, archivos) tienen sentido si deseas utilizarlos como índice para una base de datos. Pero si deseas comparar tres tipos diferentes de automóviles en función de la velocidad y el consumo de combustible, esta es mucha más potencia de la que necesitas. Realmente solo quieres cuadros para poner texto.

Cuando est√©s en esa posici√≥n, puedes hacer clic en los encabezados de las columnas y cambiar sus etiquetas.¬†Tambi√©n obtendr√°s un men√ļ que te permitir√° cambiar el¬†tipo¬†de informaci√≥n almacenada en esa columna.

agregando archivos en Notion

Configura todas tus columnas para Texto y podrás mostrar información básica como lo harías en Docs o Word.

Mover bloques en tu documento de Notion

Cuando quieres mover texto en un documento de Docs o Word, copia o corta el texto que quieres mover y luego pégalo donde quieras.

En Notion es m√°s simple.¬†Para mover un p√°rrafo, simplemente lev√°ntalo por el ¬ętirador¬Ľ, el cuadrado junto al s√≠mbolo m√°s al lado de cada bloque, y arr√°stralo y su√©ltalo.

Notion de arrastrar y soltar

Aqu√≠ puedes verme arrastrando un bloque hacia abajo en la p√°gina. La l√≠nea azul indica d√≥nde aterrizar√° ese bloque si lo dejo caer, y el bloque en s√≠ todav√≠a es visible, simplemente atenuado.

Comentarios, recordatorios y menciones

Notion te permite hacer comentarios sobre el texto y mencionar / llamar a otros usuarios. El problema es que no puedes llamar a los usuarios que no son de Notion, por lo que para obtener lo mejor de esto, todos necesitáis una cuenta.

Mencionar a una persona hará que Notion haga ping en su nombre con la mención, un proceso familiar de otras herramientas colaborativas de creación de documentos.

Notion menciona

Los comentarios se encuentran, no en el men√ļ de bloques est√°ndar, sino haciendo clic en el bloque mismo.

comentarios de Notion

También puedes configurar recordatorios, incluidos horarios y fechas. Notion te enviará un ping en la aplicación de escritorio si está abierta, y también te enviará un correo electrónico, te enviará un mensaje de texto y te enviará una notificación de inserción en el escritorio si tiene esas opciones habilitadas.

programación de Notion

Cómo utilizar Notion Notes

Notion tambi√©n se puede utilizar como una aplicaci√≥n para tomar notas. Hay una extensi√≥n de navegador que se anuncia como Web Clipper, pero en realidad es una ruta hacia todo el mundo de Notion.

Puedes obtenerlo para Chrome aquí y para Firefox aquí .

Una vez instalado, Notion Web Clipper vive en la barra de marcadores de tu navegador.¬†√Ābrelo desde all√≠ y guardar√°s la p√°gina en la que te encuentras en tu espacio de trabajo de Notion.¬†Tambi√©n te dar√° la oportunidad de abrir la p√°gina en Notion directamente desde la ventana de extensi√≥n en tu navegador.

Cuando lo haces, puedes acceder de inmediato a la versión guardada de la página en la que estabas, y Notion la convierte automáticamente en un documento de Notion, en el que puedes agregar y editar texto y otro contenido, mencionar personas, establecer recordatorios, mover texto e imágenes. alrededor, y más.

Pero también puedes usar Notion para hacer notas de clase, libros o reuniones. Estas notas se pueden compartir con otras personas, siempre que también tengan cuentas de Notion. Y las cuentas de Notion con todas las funciones están disponibles de forma gratuita si tienes una dirección de correo electrónico académica (no tiene que ser una dirección .edu).

He aquí cómo hacerlo.

Abre Notion y comienza una nueva p√°gina.¬†En el men√ļ P√°gina, vaya a ¬ęPlantillas¬Ľ y abra el men√ļ Educaci√≥n.¬†All√≠, encontrar√°s ¬ęNotas de clase¬Ľ como plantilla.¬†Selecciona eso y esta p√°gina funcionar√° como un repositorio central para todas tus notas, o todas tus notas en un tema determinado.

ejemplo de notas de clase de Notion

La plantilla viene con suficiente contenidos para comenzar a usarla, incluidos materiales de apoyo ficticios y p√°ginas de notas ficticias accesibles desde la plantilla.

contenido ficticio de Notion

Hay una lista de verificación que te permite controlar si has revisado cada página o no, y puedes agregar recordatorios, programación y listas de verificación a páginas de notas individuales o a la lista de notas maestras.

Haz clic en las notas ficticias sobre Kandinsky; debes colocar el cursor sobre el t√≠tulo hasta que aparezca la opci√≥n ¬ęabrir como p√°gina¬Ľ, ya que hacer clic en el t√≠tulo te permite cambiarlo pero no acceder a la p√°gina, y puedes ver un ejemplo de c√≥mo utilice Notion espec√≠ficamente para organizar notas.

Notion tabla de contenidos

En la parte superior hay una tabla de contenido de la página actual. Debajo hay subtítulos. Aquí, puedes ver recordatorios sencillos de los conceptos básicos del tema.

Si deseas organizar tus notas de manera diferente, si est√°s estudiando un tema que requiere que tomes notas extensas y complejas, en lugar de estos simples recordatorios, puedes usar listas alternas para organizarlas.

Obviamente, puedes hacer esto con nuevos bloques en una p√°gina en blanco si est√°s comenzando desde cero, pero estoy trabajando dentro de la p√°gina ficticia de Notion, as√≠ que estoy usando la funci√≥n ¬ęConvertir en¬Ľ en el men√ļ de bloques para convertir estos subt√≠tulos en listas de alternancia.

listas de alternancia de Notion

Una vez que hayas convertido los títulos en listas alternas, puedes colocar el contenido debajo de ellos recogiéndolos por sus identificadores.

Notion de arrastrar y soltar

El resultado se verá así:

ejemplo de lista de alternancia de Notion

M√°s simple y claro. Cuando abro la palanca de art√≠culos del New Yorker, esto es lo que obtengo:

ejemplo de lista de alternancia de Notion

También puedo arreglar esto. En cada caso, hay un título de artículo que también es un enlace al artículo de la revista y una breve descripción. También puedo hacer estas listas alternas.

ejemplo de lista de alternancia de Notion

Los enlaces a√ļn funcionan bien, pero el contenido es m√°s ordenado. Esta funcionalidad no est√° disponible en otras aplicaciones para tomar notas como OneNote o Evernote.

Si estás tomando notas y de repente te das cuenta de que no has entendido completamente la estructura de la conferencia o presentación, no es raro encontrar que tus notas también carecen de estructura. O tal vez un área temática en la que necesitas un poco más de profundidad para tu propia comprensión del tema.

Cuando eso suceda, cuando te des cuenta de que has escrito notas que realmente pertenecen a otra parte o que son tangenciales al tema principal del tema, puedes simplemente crear una nueva p√°gina en Notion, colocar esas notas en ellas e incluso vincular a la p√°gina desde tu p√°gina principal de notas.

Por ejemplo, aquí he copiado y pegado la introducción a una página de Wikipedia.

ejemplo de texto de Notion

Entonces no quiero dejar todo esto aqu√≠. Lo que puedo hacer en su lugar es convertir el interruptor de palanca en una nueva p√°gina:

Notion crear p√°gina

Ahora puedo arrastrar y soltar todo ese texto en la nueva p√°gina y dejar el enlace a la nueva p√°gina en mis notas o moverlo al men√ļ de espacios de trabajo, seg√ļn lo que tenga m√°s sentido.¬†Nuevamente, esta agilidad no es una caracter√≠stica de ninguna otra aplicaci√≥n para tomar notas en el mercado.¬†Es una de las formas clave en las que Notion¬†supera al poderoso Evernote,¬†incluso en su propio terreno.

Cómo utilizar Notion para gestión de proyectos

Notion te ofrece herramientas básicas de gestión de proyectos (calendarios, Kanban, listas de tareas pendientes y herramientas de colaboración) listas para usar. Puedes configurarlos como bloques dentro de una página existente o como páginas por derecho propio.

Adem√°s, puedes modificar y anidar todos estos elementos.¬†Si quieres crear un Kanban con cada tarjeta con una lista de verificaci√≥n y un calendario en la parte posterior, puedes hacerlo.¬†Si deseas una tabla que muestre diferentes elementos del proyecto, con cada celda que contenga un calendario y un Kanban, puedes hacerlo.¬†Todo lo que tienes que hacer es seleccionarlos del men√ļ de bloque y luego arrastrarlos y soltarlos.¬†Cada elemento de cada bloque es personalizable.

Sin embargo, no todo el mundo quiere pasar una eternidad familiariz√°ndose con una nueva herramienta y luego personaliz√°ndola.¬†¬°Eso es un proyecto en s√≠ mismo!¬†¬ŅQu√© pasa si quieres empezar ya?

La buena noticia es que Notion viene equipado con varias opciones de administraci√≥n de proyectos con plantillas listas para usar dentro del men√ļ de plantillas de Nueva p√°gina.

La funcionalidad b√°sica de Kanban se ha modificado para crear un CRM personal, para estudiantes, en el men√ļ Educaci√≥n:

plantilla de crm personal de Notion

Un calendario de contenido para especialistas en marketing, en el men√ļ Marketing:

plantilla de calendario de contenido de Notion

Y una herramienta de hoja de ruta en el men√ļ Ingenier√≠a:

plantilla de hoja de ruta de Notion

También existe una opción de CRM de ventas simple, eficaz y infinitamente personalizable.

La mayor√≠a de estos utilizan la estructura Kanban m√°s intuitiva y flexible. Pero, ¬Ņy si tienes un mont√≥n de ellos?

Aqu√≠, he usado la p√°gina Tabla predeterminada para recopilar los tres ejemplos anteriores en una tabla que puedo ver de un vistazo. Escrib√≠ los nombres de los distintos rastreadores que estoy usando, luego los arrastr√© y solt√© en las celdas de nombres para convertir esos nombres en enlaces que abrir√°n las p√°ginas.

ejemplo de tabla de Notion

Puedes ¬ęAgregar una vista¬Ľ en el encabezado de la tabla.¬†Esta funci√≥n te permite nombrar el tipo de vista que est√°s utilizando, as√≠ como seleccionar entre varios tipos de vista, incluidos calendarios, listas y tableros Kanban.

Eso es √ļtil si est√°s utilizando Notion para tareas o proyectos.¬†Por ejemplo, he creado una vista de tabla maestra, una vista Kanban y una vista de calendario de la misma informaci√≥n aqu√≠.¬†Puedo alternar entre ellos en el men√ļ en la parte superior:

cambiar de vista en Notion

Esto tambi√©n es √ļtil si est√°s realizando un seguimiento de tus propias tareas.

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Cómo utilizar Notion para tareas

Notion te brinda herramientas poderosas para rastrear y administrar tareas, a diferencia de los proyectos o como parte de la administración de uno o más proyectos.

Por ejemplo, supongamos que quiero tomar una receta de tostadas francesas y convertirla en una lista de tareas.

Abro una nueva p√°gina y luego selecciono ¬ęLista de tareas pendientes¬Ľ en el men√ļ del bloque:

Notion de hacer una lista de ejemplo

Copia y pega estas instrucciones. Notion convirtió automáticamente cada párrafo en un bloque; luego convertí cada bloque en una tarea pendiente.

Notion de hacer una lista de ejemplo

Simplemente puedes marcar tus tareas a medida que avanzas en la lista.

Notion hacer una lista de ejemplo

Si est√°s escribiendo tu propia lista de tareas, puedes simplemente presionar ¬ęRegresar¬Ľ para crear una nueva lista de verificaci√≥n.¬†Tambi√©n puedes anidar listas de verificaci√≥n.¬†Simplemente elije una nueva tarea pendiente por su asa y arr√°strala y su√©ltala en la lista en la que deseas anidarla.

Notion para hacer la lista

Puedes hacer esto tantas veces como quieras.

Notion para hacer listas

Adem√°s, hay plantillas de gesti√≥n de tareas disponibles listas para usar. Esta lista de tareas del men√ļ Ingenier√≠a viene como plantilla:

plantilla de lista de tareas de Notion

Puedes integrar la gestión de tareas con la gestión de proyectos fácilmente, dando a otros usuarios o a ti mismo el control sobre listas de tareas específicas. Notion ofrece acceso individual  y grupal autorizado.

Cómo utilizar Notion Wikis

Notion te permite crear páginas de base de conocimientos interactivas o wikis. Varios usuarios pueden participar en su creación, y la capacidad de Notion para anidar páginas dentro de las páginas significa que puede crear complejas herramientas de base de conocimientos y preguntas frecuentes a través de las cuales los usuarios pueden administrar tus propios viajes.

Puedes crearlos desde cero tu mismo o puedes utilizar la plantilla disponible a trav√©s del men√ļ Ingenier√≠a:

ejemplo de p√°gina wiki de notion

Como siempre, si no ves las plantillas que deseas en el men√ļ de plantillas b√°sicas, hay una¬†galer√≠a de plantillas completa¬†¬†y una comunidad dedicada a crear plantillas de posventa.¬†La galer√≠a de plantillas tiene opciones adicionales de wiki:

opciones de notion wiki

Pero usaremos el de Ingeniería.

Crear una wiki es idéntico a crear un cuerpo de documentos. Utiliza exactamente el mismo conjunto de herramientas, solo para un propósito diferente.

Consulta la sección Introducción de la wiki de ingeniería:

ejemplo de p√°gina wiki de notion

Estas son exactamente las mismas instrucciones que hemos cubierto en las partes anteriores de esta publicación. Eso es por una razón: Notion no es una aplicación para tomar notas, una aplicación de gestión de proyectos o una aplicación wiki. Es un conjunto completo de herramientas, y puedes elegir para qué las usas.

Es cierto que a usar Notion puede ser desafiante y confuso, pero para eso estamos, para ayudar. Contacta hoy para programar tu sesión de estrategia y dejar que comience la lluvia de ideas.

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