Trabajar la gestión de proyectos en un equipo remoto está de moda ahora, no solo para las empresas establecidas, sino también para las pequeñas empresas emergentes, así como para las personas que están trabajando en sus propios proyectos.
Si está trabajando con un equipo y / o en múltiples proyectos , entonces una herramienta de gestión de proyectos sería la mejor opción para ayudarlo a organizar las tareas diarias y administrar todo sin problemas. Esto no solo aumentará tu productividad , sino que también te ayudará a mantener un registro de tu trabajo y el de tu equipo para el empleador o el cliente.
Lista de contenidos
Software de gestión de proyectos para equipos
1. ClickUp
Puedo estar predispuesto a ClickUp cuando se trata de gestión de proyectos de mediana a gran escala porque lo he estado usando activamente para startups diferentes y lo he referido a varios otros. Pero haré todo lo posible para mantener el equilibrio en mis puntos de vista aquí.
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos con una amplia gama de funciones. Tiene todas las características de las herramientas de gestión de proyectos típicas del mercado, así como características que son exclusivas.
Por ejemplo, si es un equipo pequeño, o tal vez solo una persona con muchos proyectos, el uso de ClickUp le proporcionará todas las cosas que necesita, desde hacer un seguimiento de las tareas, fechas límite, clientes potenciales y cosas por el estilo. Pero donde realmente brilla es en su versatilidad.
- Cargas de trabajo : puedes ver visualmente la carga de trabajo de todos, asignar trabajo y ver si están infrautilizados o sobrecargados de trabajo.
- Centro de soporte al cliente : un sistema de tickets integrado con funciones como Freshdesk o Zendesk, etc.
- Wiki de la empresa : la función de documento incorporada de ClickUp , por lo que no tienes que usar herramientas como Notion o Google Docs para tomar notas.
- Objetivos e hitos : una función única que te permite establecer objetivos como si fueran carpetas, establecer los números y ver qué objetivos se están alcanzando, cuáles deben ser reorientados , etc.
Y, por supuesto, también tiene muchas recetas de automatización y si eres un usuario avanzado, puedes potenciar tus superpoderes utilizando Zapier o Integromat también.
2. Monday
Monday es otra gran elección para tus necesidades de gestión de proyectos. Los equipos que se ocupan de contenido, creatividades, software, fabricación , etc. pueden beneficiarse enormemente de esto. Lo usé durante casi un año para dos marcas en el nicho de nutrición y alimentos y siempre ha funcionado bien. Ayudó a impulsar la eficiencia, la visibilidad y la responsabilidad del equipo entre equipos y departamentos.
Aunque a primera vista monday se parece bastante a ClickUp, sus características son muy diferentes y adecuadas tanto para usuarios intermedios como avanzados. Pero incluso los principiantes pueden crear automatizaciones fácilmente con sus automatizaciones integradas . Por ejemplo, puedes automatizar la creación de tareas o transferencias de asignaciones si se cambia un estado de X a Y; se hace una idea.
Una característica en particular que realmente me gusta es la duplicación de elementos entre diferentes tableros , que es algo que no tienen muchas herramientas de gestión de proyectos. Pero en cualquier caso, ¡dale una oportunidad a este!
3. Airtable
Si eres un gran fanático de las hojas de cálculo, entonces debes darle una oportunidad a Airtable. A primera vista, parece abrumador, incluso para los entusiastas de las hojas de cálculo. Incluso podría parecer una base de datos para algunos. Pero en realidad, es una herramienta poderosa que se puede utilizar para la gestión de proyectos, entre otras funciones.
Con Airtable, puedes crear diferentes vistas:
- Kanban : simplemente arrastra y suelta tarjetas de una columna a otra.
- Tabla : como una hoja de cálculo normal, pero con más funciones.
- Calendario : perfecto para equipos que siempre tienen horarios ajustados, como los equipos de creación de contenido.
- Galería : centrada en las imágenes, es perfecta para equipos creativos.
Pero donde Airtable supera al resto de herramientas es su poder para calcular cosas . Al igual que con las hojas de cálculo, si tiene muchos datos, simplemente puedes parchear tu fórmula en las filas y columnas y obtendrás los números que necesitas. Incluso puedes escribir scripts (si estás familiarizado con JavaScript).
Integrarlo con Zapier o Integromat también ayudará a facilitar las cosas, junto con otras aplicaciones como Slack, Gmail y otras herramientas que son cruciales para la gestión de proyectos en los equipos remotos.
4. Asana
Asana sigue siendo una de mis herramientas de gestión de proyectos para gestionar diferentes clientes. Es otra herramienta poderosa de la que cualquier tipo de equipo, desde contenido y diseño y desarrollo web hasta fotografía y comercio electrónico, puede beneficiarse enormemente.
Usar Asana es bastante sencillo: tiene dos vistas principales: Tablero y Lista , y puedes cambiar entre las dos. Para las tareas que creas, puede establecer dependencias (si una tarea no se completa, la siguiente tarea dependiente no puede iniciarse), por lo que es fácil detectar el cuello de botella.
Una de las razones por las que sigo usando Asana es porque literalmente puedes crear una nueva organización en menos de 10 segundos y puedes crear docenas y docenas de organizaciones como quieras de forma gratuita e invitar hasta 15 miembros gratis también .
5. PipeDrive
Técnicamente, PipeDrive es una herramienta de gestión de ventas , un CRM, donde puedes visualizar y monitorear todo el recorrido de tus clientes, desde el cliente potencial hasta el cliente habitual. Pero mucha gente también está utilizando PipeDrive como herramienta de gestión de proyectos.
PipeDrive es realmente fácil de usar y también puedes integrarlo con otras herramientas . Por ejemplo, si deseas ponerse en contacto con personas en tu funnel, simplemente puedes conectar su buzón de correo a PipeDrive para poder tener la conversación dentro del CRM.
Para el contexto, utilice PipeDrive para una empresa de construcción en los EE. UU. Y una agencia de diseño en el Reino Unido. Inicialmente, tenía la impresión de que usarla como herramienta de gestión de proyectos podría no ser la mejor de las ideas, pero la herramienta es tan versátil que puedes utilizarla fácilmente para la gestión de proyectos.
Por ejemplo, utiliza Pipelines y Stages como sus principales palabras clave. Por lo tanto, puede usar Pipeline for Project mientras Stage como Estado de tu proyecto. Y sí, Lead is to Task. Fácil, ¿verdad?
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6. Trello
Trello es una herramienta de gestión de proyectos sencilla que mucha gente simplemente no puede dejar atrás, incluso si ya existen herramientas más nuevas con funciones más sólidas. ¡Y hay una razón para eso, por supuesto!
Trello es perfecto para las personas que desean aumentar la productividad del equipo . Y la razón por la que esta es la mejor característica de Trello es porque es tan… limpia. No hay funciones innecesarias, ni funciones torpes que le hagan querer leer la base de conocimientos y cosas por el estilo. También es muy intuitivo y sencillo.
Arrastra tarjetas a través de diferentes columnas, o usa la vista de tabla, actualiza la fecha límite de una tarea simplemente arrastrándola por el calendario , cosas así, pequeñas cosas muy bien pensadas que pueden hacer tu vida más fácil.
Existen otras vistas que puedes usar dentro de Trello, incluida la línea de tiempo, la tabla, el panel y el calendario .
Para la mayor parte de tus usuarios con derechos adquiridos, cuando era solo un kanban, muchos de estos usuarios todavía usan Trello solo para las tarjetas, ¡incluyéndome a mí!
7. Plan Toggl
Toggl Plan es una herramienta de gestión de proyectos que simplemente captura los ojos. Tiene una sensación muy estética y, para ser honesto, eso es lo único que muchas herramientas no tienen, lo cual creo que es una pena porque tener una buena interfaz de usuario puede ayudar a estar en el «flujo».
De todos modos, para Toggl Plan, se centra en tres cosas principales.
- Planificación de proyectos : donde puede crear tareas y arrastrarlas a lo largo de la línea de tiempo, etc.
- Gestión de la carga de trabajo : dado que uno de los productos principales de Toggl es el seguimiento del tiempo, es natural tener una función que realice un seguimiento de la carga de trabajo de tu equipo . En este caso, creo que la combinación de administración de tareas y seguimiento del tiempo realmente funciona bien con la herramienta. ¡Puedes ver fácilmente si alguien está trabajando demasiado o necesita más tareas!
- Gestión de tareas : crea, edita, asigna tareas a los miembros de tu equipo y controla el tiempo de cada tarea.
Honestamente, si tu eres un pequeño equipo remoto y buscas formas de utilizar completamente a tu equipo y asegurarte de que les estás pagando correctamente, Toggle Plan es probablemente la mejor herramienta que puedes usar. ¡Pruébalo con su prueba gratuita!
8. Basecamp
Basecamp es una herramienta clásica de gestión de proyectos y la agregué a la lista debido a lo mucho que se usa incluso hoy en día. Es una herramienta simple de la que pueden beneficiarse los equipos que trabajan en el desarrollo de software y la creación de contenido, etc.
También tiene una pestaña ingeniosa para todas las actividades dentro de la organización , para que puedas saber de un vistazo quién está trabajando en qué.
Una cosa que me gusta de Basecamp (y estoy seguro de que muchos estarán de acuerdo con esto) es que su estructura de precios es muy simple. A diferencia de otras herramientas que le cobran por usuario, Basecamp te permite pagar una tarifa plana sin importar cuántos usuarios tenga .
9. activeCollab
ActiveCollab ayuda a los colaboradores a través de sus funciones fáciles de usar y que ahorran tiempo. Los líderes del proyecto pueden establecer hitos para el equipo, agregar miembros al equipo, asignar tareas y recibir notificaciones por correo electrónico para recibir actualizaciones sobre el proyecto. Además, al responder o publicar un comentario, no es necesario que inicie sesión en el sistema, puede responder y publicar comentarios por correo electrónico.
Con ActiveCollab, los líderes de equipo pueden proporcionar actualizaciones en tiempo real a sus contratistas / clientes dándoles acceso al sistema en sí. Personalmente he usado esto y he visto que es bastante flexible para dar permiso a los usuarios sobre qué funciones usar.
Uso compartido de archivos, seguimiento del tiempo, facturación, gestión de proyectos y notificaciones, todo en un solo lugar: en su servidor web.
10. Assembla
Assembla tiene un sistema de tickets en el que los equipos en lugares remotos reciben tareas a través de tickets. He usado esto y, personalmente, lo encuentro un poco confuso al principio, pero después de pasar un tiempo con él, entiendo exactamente cómo funciona. Es como uno de esos foros en línea donde la gente habla de cosas, solo que aquí, el líder del proyecto es el que controla la mayor parte del juego.
Hay una wiki incorporada para ayudar a los nuevos usuarios a navegar, y Assembla anima a sus usuarios a leer y seguir las instrucciones.
11. Confluence
Si eres un usuario de una wiki, entonces Confluence te resultará fácil de usar. Aunque no es su wiki habitual, aún incorpora muchas características similares como creación de contenido para todos los usuarios, búsqueda inteligente, discusión y muchas más. El intercambio de archivos se realiza mediante arrastrar y soltar. Confluence, a diferencia de otros software de gestión de proyectos, se centra más en la documentación y el intercambio de información. Para grandes proyectos, la documentación adecuada es definitivamente la clave para una ejecución más organizada de las cosas.
Al igual que WordPress, también hay varios complementos que los usuarios pueden instalar para el sistema, cada uno con su propio propósito. Y como dice la gente, la mejor característica es su capacidad para integrarse con Microsoft Office. Eso, en sí mismo, dice mucho.
12. Kapost
Kapost es un software de gestión de publicaciones perfecto para blogueros y escritores en colaboración. Es una sala de noticias virtual donde los usuarios pueden presentar un concepto y obtener la aprobación de un editor. Hay tres tipos de usuarios aquí, los editores, contribuyentes y suscriptores. Los editores pueden aprobar, asignar y rechazar ideas a los colaboradores.
Kapost también tiene una función incorporada para pagos por publicación, aunque no la he probado personalmente, creo que es una función muy interesante, especialmente cuando se trabaja con un equipo muy diverso en un pago basado en resultados.
Lo que pasa con Kapost es que hace que sus usuarios se centren más en los conceptos, aumentando la calidad del contenido. Es como una sala de noticias real donde las personas intercambian ideas.
Es cierto que el proceso de la gestión de proyectos puede ser desafiante y confusa, pero para eso estamos, para ayudar. Contacta hoy para programar tu sesión de estrategia y dejar que comience la lluvia de ideas.
